Scouting Haagse Hout verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van
persoonsgegevens door Scouting Haagse Hout via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op
www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutinghaagsehout.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (penningmeester) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van scouting Haagse Hout verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Het kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken tijdens een activiteit of kamp. Hiervoor is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik;
– Voor kampen wordt gebruikgemaakt van een inschrijfformulier / -vragenlijst die per kamp dient te worden ingevuld door de ouders/verzorgers.
– De ingevulde vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak van het lid en de secretaris die alle formulieren ontvangt en
verzamelt.
– Het digitale formulier wordt 8 weken na afloop van het kamp vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Haagse Hout mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website van Scouting Haagse Hout. De gegevens worden
via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPAregelgeving digitaal bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van scouting Haagse Hout heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo snel bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd en vervangen door een actuele lijst.
Online media en beeldmateriaal
Scouting Haagse Hout maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Haagse Hout en als herinnering. Bij
lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Haagse Hout binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Incidentele verhuur
Gegevens die door huurders worden aangeleverd voor de huur van clubhuis Het Reigersnest worden 1 maand na afloop van de verhuurperiode verwijderd. Indien er complicaties zijn opgetreden bij verhuur zullen de contactgegevens bewaard blijven tot deze complicatie is opgelost, waarna de gegevens een maand later alsnog verwijderd zullen worden. Indien er na een interesse vraag besloten wordt om het clubhuis niet te huren zullen de gegevens uiterlijk een maand later ook verwijderd worden.
